Privacyverklaring

Privacyverklaring 

Privacyverklaring Estatia b.v. Datum: 25 mei 2018 

Inleiding 

Als u een woning zoekt, huurder bent bij ons of als u een woning van ons koopt of heeft gekocht, of woningeigenaar bent van een VvE die wij beheren, dan is deze privacyverklaring op u van toepassing. 

De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Estatia b.v. handelt binnen de kaders van deze wet. Hoe wij dat doen staat in deze privacyverklaring. 

Onze verantwoordelijkheid

Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie. Estatia b.v. verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij doen dat in de rol van verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij bepalen hoe en waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt. 

Uw verantwoordelijkheid 

• Lees deze privacyverklaring. 
• Daar waar wij uw gegevens verzamelen (bijvoorbeeld als u zich inschrijft als woningzoekende op www.estatia.nlof als u een reparatieverzoek indient), geven wij mogelijk meer informatie over de verwerking van uw gegevens. Lees deze informatie. 

Welke soorten persoonsgegevens verwerken wij? 

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens: 

Naam, adres en woonplaats, contact- en overige basisgegevens 

Zoals uw geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, woonadres etc. 

Betaalgegevens 

Zoals uw bankrekeningnummer, betaalhistorie, de inkomenstoets van de Belastingdienst, etc. 

Overige persoonsgegevens 

Zoals notities, legitimatiebewijs, reparatieverzoeken, bepaalde aansluitgegevens, etc. 

In voorkomende gevallen verwerken wij ook informatie over overlast en huisuitzettingen wegens huurschuld. 

Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken? 

In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst of voor de fase voor het aangaan van de overeenkomst. 

Bijzondere persoonsgegevens 

Estatia b.v. verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid). 

Geautomatiseerde individuele besluitvorming 

Estatia b.v. maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming. 

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor bepaalde doelen en alleen als we daar een wettelijke grondslag voor hebben. De doelen en de wettelijke grondslagen zijn: 

Leveren van diensten 

Zoals het inschrijven in onze systemen, het opmaken van de huur- of koopovereenkomst, klantenservice, het onderhouden van de huurwoning, het registreren van de huurbetaling, etc. 

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting, uitvoeren overeenkomst, toestemming 

Bestrijden overlast, fraude en criminaliteit 

Zoals bijhouden van meldingen van overlast en verdenkingen van fraude, etc. 

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang 

Overige redenen 

Willen wij om een andere reden uw persoonsgegevens verwerken, dan vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. Dit vragen wij bijvoorbeeld voor het verstrekken van een verhuurdersverklaring of om uw gegevens door te mogen sturen naar bepaalde instanties. 

Wettelijke grondslag: toestemming Uw persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor onderzoek naar bijvoorbeeld klanttevredenheid. Dit is statistisch onderzoek waarvan de resultaten anoniem zijn. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken indien er sprake is van juridische geschillen. 

Uitleg wettelijke grondslagen 

Uitvoeren overeenkomst 

De verwerking van uw persoonsgegevens is nodig voor de overeenkomst die wij hebben of om u in te schrijven voordat wij een overeenkomst hebben (bijvoorbeeld inschrijven via www.estatia.nl)

Wettelijke verplichting 

Uw persoonsgegevens worden verwerkt omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval als de Belastingdienst de huurprijs van uw woning opvraagt of als wij u vragen uw inkomensgegevens te verstrekken. 

Gerechtvaardigd belang 

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van de gerechtvaardigde belangen van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen. 

De gerechtvaardigde belangen zijn: 

• Intakegesprek 
• Bestrijding overlast en bescherming van medewerkers/externen 
• Bescherming bewoners en beveiliging van eigendommen 

Toestemming 

Indien u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld voor het verstrekken van een verhuurdersverklaring of om uw gegevens door te mogen sturen naar bepaalde instanties) kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. 

Ontvangen wij gegevens van anderen? 

Estatia b.v. verwerkt samengestelde inkomensgegevens die het ontvangt van de Belastingdienst ten behoeve van de inkomensafhankelijke huurverhoging. U ontvangt hierover van de Belastingdienst bericht. Verder verwerken wij geen gegevens die wij van andere organisaties hebben ontvangen. 

Delen we de gegevens met andere partijen? 

Wij verstrekken nimmer persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet, wij hiertoe een gerechtvaardigd of algemeen belang hebben, of wij hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebben gekregen. Wij delen, indien wij hiertoe gerechtigd zijn, persoonsgegevens met volgende organisaties. 

• Voor het uitvoeren van bijvoorbeeld reparaties en onderhoud van de huurwoning delen wij een beperkt aantal persoonsgegevens met aannemers en overige partijen die hiervoor door ons worden ingeschakeld (o.a. adres, eventueel telefoonnummer, uit te voeren werkzaamheden). 
• Wij gebruiken softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens. Zij onderhouden de software en maken bijvoorbeeld back-ups voor ons. Deze leveranciers dienen aan onze strenge eisen te voldoen en zullen uw gegevens bijvoorbeeld niet voor zichzelf gebruiken. 
• Banken verzorgen het betalingsverkeer tussen u en Estatia b.v. Wij verstrekken informatie om de huur te innen. 
• Met de Belastingdienst kunnen gegevens worden uitgewisseld in verband met passend toewijzen (inkomenstoets), inkomensafhankelijke huurverhoging en de huurtoeslag. 
• In voorkomende gevallen, en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, kunnen uw gegevens gedeeld worden met (zorg)instanties. 
• Bij betalingsachterstand kunnen wij uw gegevens delen met een incassobureau of een deurwaarder. 
• Met de accountant ten behoeve van de accountantscontrole. 
• In voorkomende gevallen worden gegevens gedeeld met een advocaat en/of jurist. 
• Tenslotte delen wij uw gegevens in (overige) gevallen waarin wij dit wettelijk worden verplicht. 

Wij zorgen ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische- en technische maatregelen zijn genomen om uw privacy te kunnen waarborgen. 

Worden uw persoonsgegevens buiten de EU opgeslagen? 

Nee, uw gegevens worden alleen binnen de EU verwerkt. Dat betekent dat op de verwerking van uw persoonsgegevens altijd dezelfde, Europese privacywetgeving van toepassing is. 

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Zolang u een overeenkomst hebt, verwerken wij uw persoonsgegevens. Na afloop van de overeenkomst bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal 2 jaar, tenzij wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens langer te bewaren. Wij bewaren persoonsgegevens nooit langer dan wettelijke toegestaan. 

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens? 

Wij nemen verschillende technische - en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terechtkomen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien wij in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens aan andere organisaties doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden. 

Uw rechten 

U heeft als huurder verschillende rechten. U kunt deze uitoefenen door een mail naar ons te sturen (info@estatia.nl).

Recht op inzage: 

U hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken. 

Recht van correctie: 

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen. 

Recht van verwijdering: 

U heeft in bepaalde gevallen het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst. 

Recht van beperking: 

Gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of als u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen. 

Recht van dataportabiliteit: 

Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst. 

Recht van bezwaar: 

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij staken dan de verwerking, mits wij dringende gerechtvaardigde gronden aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen of in geval van een rechtsvordering. 

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens 

Heeft u een klacht over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, dan proberen wij altijd een oplossing te vinden. Mocht u daarna toch niet tevreden zijn, dan is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. 

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? 

Wij hebben geprobeerd deze privacyverklaring zo transparant en duidelijk mogelijk te maken. Voor vragen en opmerkingen kunt u contact opnemen met Lajla Wilson, (info@estatia.nl).

Estatia b.v. is als bedrijf de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.